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以"件"为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文件在前,报请性文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后;汉文本在前,少数民族文本在后;不同文字的文本,无特殊规定的,中文本在前,外文本在后;文件处理单放在文件前面.
文件有多个时间特征一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期,签发日期,批准日期,会议通过日期,公布日期,发文和收文日期等等.分年度时,一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准,据以判定文件所属年度.取消原有的按针对年度归类的做法,对于计划,规划,总结,预决算,统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度.
纸张的含酸量是其使用寿命的佳指标。它可以用0 (酸性，表示纸张的使用寿命非常短) 到14.0 （碱性，表示纸张的使用寿命很长）之间的pH值来测量。随着使用年限的增长和在日光和空气中曝光次数的增多，任何一种纸张的酸性也会随之增强。酸性值的pH值都低于7.0。举例来说，你每天看的报纸就是用酸性纸做的，如果你能小心地加以保存，那么这种报纸大概能达到20年的使用寿命，但是如果你把报纸暴露在日光和空气中，那么它也许只能保存几个星期。
